Activació del formulari oficial de l'AIPD: termini de dos mesos per notificar el cap del canal de queixes

L'1 de setembre de 2025, l'Autoritat Independent de Protecció del Denuncient (AINPI) va començar oficialment les seves activitats. Des de llavors, hi ha l'obligació legal de notificar a aquesta autoritat qui és el responsable del Sistema d'Informació Intern en cada organització subjecta a la normativa.

No obstant això, el 8 d'octubre de 2025, l'AINPI va publicar una nota informativa aclarint que el termini de dos mesos per fer aquesta notificació no començaria fins que el formulari oficial estigués disponible a la plataforma electrònica.

Aquest moment ha arribat i avui, dilluns 9 de febrer de 2026, el formulari ja està operatiu i és accessible a través de https://sede.proteccioninformante.gob.es, la qual cosa significa que ara comença el termini de dos mesos per a la notificació.

Qui està obligat a comunicar aquest nomenament?

En primer lloc, totes les entitats del sector públic, sense excepció. En el sector privat, l'obligació recau en les empreses amb cinquanta o més empleats. A més, certs sectors considerats estratègics o regulats (com ara les finances, la prevenció del blanqueig de capitals, el transport, el medi ambient, la salut o la protecció de dades) han de complir aquesta obligació independentment del nombre d'empleats que tinguin.

Un punt important a tenir en compte és que aquelles entitats que anteriorment feien la comunicació per correu electrònic ara també ho han de fer mitjançant el formulari oficial, ja que la notificació inicial per correu electrònic no té plena eficàcia jurídica i, per tant, s'ha de formalitzar a través del canal oficial disponible.

El responsable del Sistema d'Informació Interna té un paper central en tot el mecanisme del canal de denúncies. Les seves funcions principals inclouen rebre i registrar degudament les comunicacions, acusar recepció en un termini màxim de set dies, mantenir informat el denunciant de l'estat de la seva denúncia en un termini màxim de tres mesos, garantir en tot moment la confidencialitat absoluta de la identitat del denunciant i, per descomptat, assegurar que no hi hagi represàlies contra la persona que ha fet la denúncia.

Pel que fa als terminis, com ja hem assenyalat, hi ha un termini extraordinari de dos mesos des de l'activació del formulari, que comença el 9 de febrer de 2026. Aquest termini extraordinari s'aplica a totes les entitats que ja havien nomenat el seu responsable abans que el formulari estigués disponible. Un cop hagi transcorregut aquest període, entrarà en vigor el règim ordinari, que exigeix que qualsevol nova designació o cessament es comuniqui en el termini de deu dies laborables des que tingui lloc.

Les conseqüències del incompliment no són gens menors. L'incompliment de l'obligació de notificar el nomenament o el cessament de la persona responsable constitueix una infracció greu, sancionada per a les persones jurídiques amb multes que van de 10.001 a 600.000 lliures esterlines. Encara més greu és no tenir un Sistema d'Informació Interna quan és obligatori: en aquest cas, ens trobem davant d'una infracció molt greu, amb sancions que poden arribar al milió d'euros.

Però això no és tot. A més d'aquestes sancions econòmiques, hi pot haver sancions addicionals amb un impacte considerable, com ara l'amonestació pública de l'entitat, la prohibició d'obtenir subvencions públiques durant un període de fins a quatre anys, la incapacitat de contractar amb el sector públic durant tres anys i fins i tot la publicació de la sanció al Butlletí Oficial de l'Estat.

Més enllà de l'àmbit administratiu, no podem oblidar altres conseqüències indirectes però igualment greus, com ara el dany evident a la reputació, la possible responsabilitat civil derivada de possibles represàlies contra els denunciants, les dificultats per demostrar l'exempció de responsabilitat penal de la persona jurídica en virtut de l'article 31 bis del Codi Penal, o la pèrdua de les certificacions de compliment normatiu.

És per això que, si la vostra organització encara no ho ha fet, primer heu de verificar que el nomenament de la persona responsable s'ha formalitzat correctament mitjançant una resolució de l'òrgan competent de l'organització.

A continuació, heu d'accedir a la seu electrònica (ja sigui amb un certificat digital, un identificador electrònic o el sistema Cl@ve) i omplir el formulari oficial. Un cop fet això, és essencial conservar el justificant electrònic que demostri que el formulari s'ha presentat. Al mateix temps, és aconsellable informar tot el personal tant de l'existència del canal com de la identitat de la persona responsable de la seva gestió.

Finalment, es recomana molt aprofitar aquesta oportunitat per comprovar que el sistema compleix tots els requisits addicionals de la normativa aplicable: accessibilitat web, confidencialitat, possibilitat de denúncies anònimes, compliment dels terminis establerts, formació del personal implicat i existència d'un procediment documentat.

En resum, les entitats afectades tenen dos mesos per actuar i no és aconsellable retardar aquest procés. El nomenament i la comunicació de la persona responsable del canal de denúncies no és una simple formalitat burocràtica, sinó una part clau del sistema per protegir els denunciants i prevenir conductes il·legals dins de les organitzacions.

Per aquest motiu, a ECIJA insistim en la conveniència de fer aquesta comunicació tan aviat com sigui possible, evitant així tant les sancions econòmiques com altres conseqüències negatives que podrien derivar del incompliment.

Nota informativa redactada pel Departament de Compliment Normatiu d'ECIJA Madrid.