Do risco à evidência: chaves para a conformidade sócio-laboral para cumprir o Plano Estratégico 2025-2027 do ITSS

A recente publicação do Plano Estratégico da Inspeção do Trabalho e da Segurança Social (PEITSS) 2025-2027, aprovado pela Resolução de 8 de setembro de 2025 (BOE 12 de setembro), marcou um ponto de viragem na área do cumprimento da legislação sócio-laboral.

Não se trata apenas de um aumento da atividade inspectiva como aconteceu com os planos anteriores, mas sim de uma abordagem diferente baseada na criação de uma cultura preventiva do risco laboral.

Esta nova abordagem está sobretudo orientada para uma maior proactividade e digitalização da Inspeção do Trabalho baseada em "data evidence" e focada em áreas críticas de risco, como a estabilidade no emprego e a prevenção da fraude na contratação, a igualdade, inclusão e prevenção do assédio, os direitos salariais, ou o acompanhamento das novas realidades laborais geradas pelo processo de digitalização em curso nos locais de trabalho.

A conceção deste plano estratégico visa responder a vários desafios, como o aumento das queixas dos trabalhadores por violações laborais, as contínuas reformas regulamentares, a dispersão legislativa existente em matéria laboral ou o surgimento de novos riscos laborais decorrentes da transformação tecnológica.

O PEITSS, para fazer face a estes desafios, estrutura os seus objectivos em torno de dois grandes pilares: (i) a atividade inspectiva em diversas áreas de risco e (ii) a qualidade, eficiência e eficácia do serviço inspetivo. Para além do reforço das áreas de risco clássicas (contratação, horários de trabalho, salário, igualdade e Segurança Social), promove a modernização processual através, por exemplo, de processos electrónicos, automatização de procedimentos, utilização intensiva de informação interadministrativa ou uma abordagem probatória que privilegia a prova digital obtida de forma integral e verificável.

Prevê-se também o reforço dos recursos pessoais e tecnológicos das ITSS, bem como das unidades especializadas de análise e dos laboratórios de informática forense, elevando o nível de prova e a probabilidade de deteção.

Tudo isto se traduzirá numa maior exigência para as empresas, que terão de estar preparadas para "provar", a qualquer momento, o cumprimento das normas laborais através de dados e registos rastreáveis, em vez de meras declarações de intenção ou compromissos sem conteúdo real.

Neste novo cenário, o sistema de gestão do cumprimento sócio-laboral proposto pela UNE 19604:2023 permite às organizações passar do "papel à prática" através da conceção, implementação, avaliação e melhoria contínua do seu sistema de gestão, da normalização dos seus procedimentos internos, bem como do aumento da segurança jurídica na tomada de decisões e na gestão das suas relações laborais, tanto internas como com terceiros.

Alinhamento da conformidade social e laboral

Para demonstrar esta diligência perante potenciais inspecções no âmbito do novo PEITSS, os programas de compliance sócio-laboral permitem um alinhamento operacional completo com o cumprimento regulamentar e a prevenção de riscos de incumprimento na área sócio-laboral, podendo ser estruturados em cinco níveis:

• Elaboração de um mapa de riscos sócio-laborais especificamente ligado às áreas críticas de risco contempladas no PEITSS (ex.: causalidade dos contratos temporários; rescisões abusivas durante períodos de experiência; despedimentos sem as formalidades legais ou convencionais previstas; fiabilidade, integridade e exportabilidade dos registos de tempo de trabalho e assiduidade; gestão de horas extraordinárias e desconexão digital, etc.).
• Conceção de controlos específicos para cada processo interno implementado para reduzir ou mitigar o risco (por exemplo: verificação automática dos limiares para despedimento coletivo; alinhamento das folhas de pagamento; processo de atualização das políticas e protocolos internos, especialmente em matéria de assédio e processos de investigação; validação periódica das bases de contribuição, prémios e moldes;
• Obtenção de provas digitais integrais para, se necessário, serem disponibilizadas às ITSS quando a empresa for obrigada a fazê-lo (ex.: registos digitais de tempo de trabalho; registos de formações ministradas ao pessoal, etc.);
• Indicadores de medição para monitorização e avaliação do sistema de gestão (ex.: número de reclamações apresentadas e número de reclamações investigadas; % de participação em acções de formação, etc.); e
• Implementação de um processo de melhoria contínua, com relatórios periódicos sobre o cumprimento da regulamentação laboral e análise pela direção.

É importante notar que os riscos não se esgotam necessariamente em multas económicas. Uma conduta não conforme ou possíveis indícios de fraude em acções empresariais podem abrir a porta a reclamações individuais, anulação de decisões empresariais e/ou danos reputacionais por vezes difíceis de reverter. Por exemplo, a obstrução ou a ausência de provas fiáveis (ex.: registos de tempo inconsistentes ou auditorias desfasadas da realidade), para além de aumentar o risco de infração (maior probabilidade), pode também agravar a sanção (maior impacto).

Do ponto de vista da defesa contra uma revisão de inspeção, um sistema de gestão operacional nos termos da UNE 19604 proporciona uma mais-valia objetiva da diligência devida da organização e facilita a prova das medidas preventivas, investigações e acções corretivas adoptadas.

Portanto, perante este novo cenário de maior capacidade de inspeção, mais tecnologia e maiores exigências probatórias, a resposta das organizações não pode ser a acumulação de políticas formais ou sem conteúdo real. Um verdadeiro compliance regulatório e uma comprovada due diligence em suas ações devem ser demonstrados através da implementação de procedimentos e controles que garantam não apenas o cumprimento das normas trabalhistas, mas que também permitam a redução do risco de descumprimento.

Um sistema de gestão da conformidade sócio-laboral bem implementado não só reduz o risco de receber sanções ou litígios com os trabalhadores, mas, sobretudo, cria uma verdadeira cultura de conformidade a todos os níveis, organiza os processos e as políticas internas e transforma o risco em confiança para os clientes, o pessoal, os investidores e os agentes de verificação, como as ITSS.

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