Propiedad intelectual y tributación: una obligación que las empresas deben revisar antes de una auditoria
Las empresas que realizan pagos por el uso de marcas, patentes, software, derechos de autor, franquicias u otros activos de propiedad intelectual deberían revisar si sus contratos cumplen con un requisito que puede tener implicaciones no solo desde la perspectiva de propiedad intelectual, sino también en materia tributaria.
El artículo 99 del Código Orgánico de la Economía Social de los Conocimientos, Creatividad e Innovación (COESCCI) establece la obligatoriedad de inscribir ante la autoridad nacional competente en materia de derechos intelectuales las transferencias, autorizaciones de uso y licencias relacionadas con derechos de propiedad intelectual o solicitudes en trámite.
La norma establece, además, que las transferencias, autorizaciones de uso y licencias de derechos de propiedad industrial surten efectos a partir de su inscripción.
Pero existe un aspecto particularmente relevante para las empresas: el artículo 99 establece que, para hacer efectivas las deducciones tributarias derivadas de regalías de derechos de propiedad intelectual, debe acreditarse el documento que sustente la materialidad de la transacción y dicho documento debe haber sido previamente inscrito ante la autoridad nacional competente en materia de derechos intelectuales.
¿Por qué es importante para las empresas?
El requisito puede adquirir especial relevancia cuando una compañía registra como gasto pagos efectuados por concepto de regalías o licencias.
En una eventual revisión tributaria, la empresa no solo debe demostrar que el pago se realizó, sino también que existe una operación real que sustenta dicho gasto y que se cuenta con la documentación necesaria para acreditar su materialidad.
En este contexto, el Servicio de Rentas Internas (SRI) ya se ha pronunciado sobre la aplicación de esta disposición. En una absolución de consulta tributaria, el SRI señaló que la inscripción prevista en el artículo 99 del COESCCI constituye un elemento probatorio para sustentar la materialidad de la transacción y, por tanto, la deducibilidad del gasto.
Esto significa que la falta de inscripción de un contrato de licencia o transferencia de propiedad intelectual puede generar una contingencia que debería ser evaluada antes de una eventual auditoria.
¿Qué tipo de operaciones deberían revisarse?
La revisión no debería limitarse a contratos denominados expresamente como "regalías". Las empresas deberían identificar, entre otros, contratos relacionados con:
- Licencias de marcas.
- Licencias de patentes.
- Licencias de software y tecnología.
- Contratos de franquicia.
- Cesiones o transferencias de derechos de propiedad intelectual.
- Licencias o autorizaciones de derechos de autor.
- Contratos que involucren know-how u otros activos intangibles.
- Contratos celebrados entre compañías relacionadas o con matrices extranjeras cuando involucren derechos de propiedad intelectual.
En cada caso es necesario analizar la naturaleza de la operación, los derechos involucrados, la titularidad, las condiciones económicas y el cumplimiento de las obligaciones de inscripción.
El riesgo no se limita a la falta de inscripción
Es importante precisar que la inscripción del contrato no convierte automáticamente un gasto en deducible.
La empresa debe contar también con documentación suficiente que permita demostrar la materialidad de la operación, su ejecución y la relación entre el pago efectuado y el derecho de propiedad intelectual utilizado.
Por ello, una revisión preventiva debería considerar, entre otros elementos:
Contrato: existencia, vigencia, alcance y condiciones de la licencia o transferencia.
Derecho de propiedad intelectual: titularidad, vigencia y situación registral en Ecuador.
Inscripción: verificación de que el contrato o documento correspondiente haya sido debidamente inscrito ante la autoridad competente.
Materialidad: evidencia del uso efectivo del derecho y de la prestación u operación que origina el pago.
Soporte tributario: facturas, comprobantes de pago, retenciones y demás documentación relacionada.
Regalías: metodología utilizada para determinar el valor a pagar y documentación que respalde su cálculo.
Partes relacionadas: cuando corresponda, revisión de las implicaciones adicionales derivadas de la relación entre las partes.
Una revisión preventiva puede evitar contingencias futuras.
Para una empresa que paga regalías de manera recurrente, una revisión de sus contratos de propiedad intelectual puede permitir identificar oportunamente:
- Contratos que nunca fueron inscritos.
- Contratos cuya información registral requiere actualización.
- Derechos de propiedad intelectual cuya titularidad debe verificarse.
- Pagos de regalías que no cuentan con suficiente soporte documental.
- Inconsistencias entre el contrato, la contabilidad y la operación real.
- Riesgos relacionados con operaciones entre partes relacionadas.
- Documentación que debería conservarse para acreditar la materialidad de la transacción.
El objetivo no debería ser únicamente "registrar contratos", sino construir una estructura documental que permita demostrar la existencia, ejecución y sustento económico de las operaciones relacionadas con propiedad intelectual.
¿Qué recomendamos?
Las empresas que actualmente realizan pagos por regalías o licencias deberían considerar una revisión preventiva de sus contratos de propiedad intelectual, especialmente cuando se trate de pagos recurrentes, operaciones con compañías relacionadas o contratos celebrados con titulares extranjeros.
Esta revisión permite identificar brechas de cumplimiento y, cuando corresponda, implementar medidas de regularización antes de que la empresa enfrente una eventual fiscalización o cuestionamiento sobre la deducibilidad de sus gastos.
Propiedad intelectual y tributación: una revisión cada vez más necesaria
La gestión de activos intangibles ya no debería analizarse exclusivamente desde la perspectiva registral.
Cuando una marca, patente, software, obra, tecnología o franquicia genera pagos de regalías, la correcta estructuración, documentación e inscripción de la operación puede tener consecuencias que trascienden el ámbito de la propiedad intelectual y alcanzar directamente la gestión tributaria de la empresa.
Por ello, contar con un adecuado sistema de IP & Tax Compliance puede convertirse en una herramienta preventiva para identificar riesgos, regularizar contratos y fortalecer el soporte documental de las operaciones de propiedad intelectual.
¿Su empresa paga regalías o licencias por el uso de propiedad intelectual? Este es un buen momento para revisar si sus contratos y registros cumplen con los requisitos aplicables.
