As empresas consideram a conformidade sociolaboral um aliado na gestão de riscos e obrigações
Nas últimas duas décadas, as relações laborais tornaram-se bastante sofisticadas, impulsionadas pela aprovação de novas normas que geram obrigações para as empresas. Juntamente com o uso da tecnologia para uma melhor gestão desse ambiente, as próprias empresas têm visto nos programas de conformidade sociolaboral um aliado estratégico para essa gestão.
Os conflitos laborais têm crescido de forma notável e as organizações procuram fórmulas para gerir esses riscos, a fim de não infringir a regulamentação em vigor. A chave é a boa-fé e a diligência das empresas neste contexto.
Um escritório de advogados como o ECIJA, com cerca de vinte advogados apenas no seu escritório de Madrid, foi um dos pioneiros na criação dessa área, sob a supervisão de Raúl Rojas. Fernando Vizcaino de Sas é o sócio supervisor de Contencioso. Por sua vez, Álvaro Rodriguez de la Calle, inspetor do trabalho em licença, é o sócio responsável pela área de gestão das relações com a inspeção, enquanto Carlos Martín é o sócio responsável pela área laboral internacional dedicada às multinacionais.
O trabalho de Rojas e da sua equipa ajuda muitas empresas a reduzir riscos e a evitar situações comprometedoras com possíveis sanções por incumprimento das obrigações legais que aumentam nas empresas e que devem ser devidamente cumpridas. Agora, ele publica na Lefebvre uma obra necessária, Claves Prácticas Sistemas de gestión de compliance sociolaboral (Chaves práticas: sistemas de gestão de conformidade sociolaboral) UNE 19604, para ajudar as empresas a cumprir essas obrigações e certificar o seu trabalho como garantia de que foi realizado de acordo com padrões objetivos de qualidade.
O nosso interlocutor recorda que na ECIJA se fala de conformidade sociolaboral desde 2016, pouco depois da responsabilidade penal das pessoas coletivas. «Vimos que havia uma ligação e, no escritório, há vários anos que apostamos nesta atividade, agora fundamental na nossa prática do direito do trabalho. O ponto-chave foi quando foi criado um grupo de trabalho para criar a UNE 19604, no qual participámos como escritório, entre outros escritórios e associações. Concluímos com a publicação da norma e, pouco depois, ajudámos a certificar a primeira empresa, a seguradora Santa Lucia».
Para este especialista, «com esta norma internacional, fica claro que há uma aplicação prática destes parâmetros. Permite-lhe atingir padrões de excelência em ética empresarial, responsabilidade social corporativa e diligência devida no âmbito sociolaboral». O manual inclui a proposta de um sistema de gestão específico em matéria de igualdade e prevenção do assédio, baseado nas normas UNE 19604 e UNE-ISO 53800:2024, além de anexos com catálogos de boas práticas, listas de verificação e documentos associados.
Na sua opinião, «os programas de conformidade sociolaboral vieram para ficar como aliados estratégicos das empresas, diretores de relações laborais e consultores externos. A UNE decidiu apostar no projeto desta norma porque percebeu que o panorama normativo laboral, pelo menos aqui em Espanha, é bastante complexo a nível normativo. Cada vez mais surgem normas mais técnicas, o que dificulta a sua aplicação. No final, as empresas devem contar com o seu próprio sistema de gestão apoiado por consultores especializados para enfrentar essa conformidade normativa de forma eficaz».
É necessário cumprir a regulamentação
Sobre a obra que acaba de ser publicada, Raúl Rojas destaca que «ela oferece um quadro de ação para alcançar o cumprimento ideal do complexo bloco normativo sociolaboral, incluindo tanto normas imperativas como os compromissos das «Normas de autocumprimento» da organização. Deve ser visto como um guia prático para operadores jurídicos, advogados, compliance e qualquer profissional que esteja imerso nas relações laborais para poder aplicar de forma prática os requisitos exigidos pela UNE 19604. Cada um dos blocos apresentados pela norma é analisado com anexos e exemplos para um melhor cumprimento prático”.
Este especialista está ciente da complexidade do mercado de trabalho nos últimos anos, «uma tendência que se acentua com o passar do tempo. No final, se tiver esse sistema de gestão, é como se tivesse um roteiro de conformidade. Um dos seus principais objetivos não é apenas ajudar a cumprir a norma, mas, acima de tudo, prevenir futuras infrações ao projetar um mapa de riscos sociolaborais. Com ele, a empresa pode ter uma visão geral dos focos de risco mais importantes para evitar futuras infrações. Trata-se de prevenir e implementar medidas de controlo.
Entrando em detalhes, Raul Rojas destaca os principais grupos de riscos que uma empresa deve mitigar. “A nível material, podemos ver dois focos principais de risco, sendo o primeiro relacionado com o tempo de trabalho e tudo o que tem a ver com o registo da jornada, horas extraordinárias, excessos de jornada ou requisitos para cumprir o uso do registo. A lei que será aprovada no Parlamento obrigará a ter um registo digital. Isso obrigará as empresas a cumprir essas normas para evitar a inspeção do trabalho”.
Sobre esta questão, este jurista salienta que «a norma entrou em vigor em 2019, mas a alteração que se propõe como futura lei endurece muito o espírito sancionatório e coloca a empresa como responsável pelo bom uso do registo de jornada. Esta nova regulamentação propõe não só a digitalização completa do sistema, mas também uma alteração na LISOS ao nível das infrações. Até agora, o facto de não ter registo era uma infração da empresa, com uma multa de cerca de 7500 euros, o que se pretende é que as infrações sejam por trabalhador. Isso obrigará as empresas a reavaliar os seus riscos a partir do seu sistema de conformidade sociolaboral.
Na sua opinião, «o outro grande foco é tudo o que está relacionado com os despedimentos. Agora, após a transposição de uma regulamentação europeia, é necessário incluir procedimentos de audiência nos despedimentos disciplinares. Ao mesmo tempo, estão a aumentar as presunções de nulidade, cada vez maiores, em relação a situações de discriminação ou violação de direitos fundamentais. Juntamente com isso, outras causas de despedimento podem ser situações de assédio e igualdade, onde há cada vez mais denúncias. As empresas devem gerir essas investigações que são abertas com o cumprimento da nova lei».
Em relação aos despedimentos, este jurista acrescenta que «um dos elementos da conformidade sociolaboral e da UNE 19604 é o estabelecimento de protocolos internos eficazes para evitar incumprimentos. Um deles que foi concebido é o protocolo ao nível dos despedimentos para evitar incumprimentos. Na obra, recolhemos um cheque de nulidade prévia; antes de despedir um trabalhador, será necessário avaliar e rever se existe alguma causa que possa colocar o trabalhador em presunção de nulidade, uma delas é ter apresentado previamente uma denúncia no sistema interno de informação. Se for informante, a presunção de nulidade é válida pelos dois anos seguintes».
Juntamente com isso, Rojas salienta que «não podemos esquecer a aplicação das novas tecnologias que está a gerar focos de risco. Há anos que o vínhamos dizendo, mas agora, com o uso da IA ao nível das ferramentas, as empresas lançaram-se a aplicar ferramentas de IA sem muito controlo, quando existe um quadro jurídico europeu e nacional que pode implicar incumprimentos normativos e subsequentes sanções em relação à falta de avaliação do impacto de alguns tratamentos ou à falta de supervisão humana. A sua incidência em questões de discriminação e igualdade é clara».
Riscos tecnológicos elevados
Neste domínio tecnológico, Rojas está ciente de que muitas destas ferramentas podem violar a privacidade do trabalhador. «É importante gerir bem, de forma preventiva, esses tratamentos de dados que, em alguns casos, terão de ser submetidos a avaliações de impacto ou PIAS para saber realmente qual o grau de impacto que terão sobre os direitos fundamentais. O uso da tecnologia ajuda-nos a ser mais eficientes a nível interno e a melhorar a nossa relação com o cliente, mas devemos saber como lidar com essas ferramentas. Este é um dos temas, a garantia dos direitos digitais, que realmente preocupa a inspeção do trabalho”.
No que diz respeito à relação com a própria inspeção do trabalho, tudo parece indicar que agora será mais digital do que antes. No seu Plano Estratégico aprovado para 2025 a 2027, uma das áreas importantes é a da igualdade e prevenção do assédio, juntamente com a garantia digital, onde também se ocupa da desconexão digital, o direito do trabalhador a não ser incomodado pela empresa fora do seu horário de trabalho. Também se ocupa dos riscos psicossociais causados pela fadiga informática, os enviesamentos algorítmicos relacionados com a IA estão no ponto de mira da inspeção do trabalho. As empresas terão de ter cuidado com as suas ações e adaptar-se a essa nova relação mais digital com a inspeção do trabalho».
Em relação ao papel da certificação 19604, Rojas destaca que “esta certificação é uma garantia de qualidade, certificada por uma entidade terceira, como a UNE, dedicada a isso, que certifica que os programas de conformidade da empresa estão em conformidade com as normas da norma 19604.
Esta certificação é oponível a terceiros; se houver uma inspeção do trabalho ou uma ação judicial, a empresa poderá, num determinado momento, apresentar e comprovar que não tem a intenção de infringir a norma, mas sim o contrário. Isso pode reduzir ou eliminar a sanção administrativa. A certificação é mais um marco que avala os seus processos, mas nos tribunais exigem que essa UNE 19604 seja utilizada de forma constante.
No final, o que as empresas devem promover com essa certificação é uma melhoria contínua do sistema. Para uma empresa que já possui um sistema de gestão e conformidade sociolaboral, o passo seguinte é a certificação, não apenas para torná-lo público e comprovar que é uma empresa que cumpre a lei. Isso melhora a imagem interna, ao nível do comité interno e dos trabalhadores, e externa da empresa, mas o passo natural é que um terceiro venha e certifique que está a cumprir as normas de boas práticas derivadas da aplicação desta UNE 19604.
Sobre este 2026 que estamos prestes a iniciar, Raul Rojas prevê que as exigências a nível europeu e nacional serão mais elevadas. «A exigibilidade que advém do novo quadro normativo será mais elevada, pelo que estamos a observar. Há três dias, o BOE já publicou a nova Lei da Mobilidade Sustentável, que obriga as empresas a terem um protocolo adicional: o Plano de Mobilidade Sustentável para os seus funcionários num prazo de vinte e quatro meses. Neste novo ano, serão reforçadas obrigações que já não existem e provavelmente teremos novas obrigações. Será necessário transpor a diretiva de transparência salarial, por exemplo».
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