Sistemas internos de información (Canales de denuncias): Seis claves prácticas en la presentación y análisis de comunicaciones

Tribuna de Ana Ramos, senior de compliance de ECIJA.

Más de un año después de la aprobación de la Ley 2/2023, de protección de personas informantes, las preguntas sobre la implementación práctica del sistema interno de información y el procedimiento a seguir para la tramitación de comunicaciones no hacen sino incrementar día tras día. La ausencia aún de una Autoridad Independiente de Protección al Informante, que emita guías o fórmulas de interpretación de los preceptos de la Ley, por su parte, no favorece un escenario más esclarecedor.

Algunas de las grandes cuestiones que se plantean se producen en la fase de presentación y evaluación de la denuncia: Como informante, ¿es mi comunicación objeto del sistema interno de información? Como empresa, ¿cuándo debo admitir a trámite una comunicación? ¿qué elementos debo tomar en consideración?

Por ello, con el objeto de dar respuesta a cuestiones como las anteriores, a continuación, analizo seis claves prácticas a tener en cuenta en la presentación y admisión a trámite de comunicaciones:

1. En primer lugar, se habrá de analizar la condición de informante de la persona que presenta la comunicación (alcance personal del sistema). En este sentido, esta figura comprende a los empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena; a los trabajadores autónomos; los accionistas, partícipes y miembros del órgano de gobierno; las personas que trabajen para o bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores; becarios y trabajadores en periodo de formación; así como las personas cuya relación laboral o estatutaria esté finalizada o no haya comenzado.

Lo anterior no impide que cualquier otra persona conocedora de unos hechos irregulares en la organización pueda emplear los canales establecidos al efecto, tales como los de atención al cliente, entre otros, o que la empresa investigue hechos que presuntamente constituyan una infracción, independientemente de la condición de informante de la persona que los comunica, como parte de sus medidas y controles en materia de Compliance, y con la finalidad de prevenir o poner fin a situaciones que puedan perjudicar su reputación o causar cualquier otro daño propio o a terceros.

2. Asimismo, se debe atender al tipo de informaciones objeto de comunicación. A este respecto, la Ley prevé en el alcance material del sistema las infracciones del Derecho de la Unión Europea, las infracciones penales y las administrativas, graves o muy graves.

 

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