A partir del 02 de setiembre de 2020 el Registro de la Propiedad Industrial de Costa Rica habilitó la presentación electrónica de solicitudes de marcas por medio del Sistema de Recepción en línea Signos Distintivos, WIPO File. Este sistema fue desarrollado por la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI) y se encuentra integrado al Sistema de Información IPAS, también desarrollado por la OMPI.
Si bien por el momento se limita únicamente a signos distintivos, se pretende ampliar la posibilidad de presentación en línea de solicitudes de diseños industriales, modelos de utilidad y patentes.Entre los aspectos más importantes de este nuevo sistema se rescatan los siguientes:
- Habilitación de la plataforma para presentación electrónica de solicitudes nuevas de marcas y contestación de prevenciones las 24 horas del día, los 7 días de la semana. En este punto es necesario detenerse para hacer algunos matices:
- Si bien se habilita la presentación de las solicitudes 24/7, la marca o signo distintivo no se tendrá por presentada hasta tanto no se le asigne un número de expediente o de presentación. Esta asignación no ocurrirá hasta que no haya sido evaluada por un registrador, quien se asegurará de que cumple los requisitos mínimos de presentación, como por ejemplo, el pago de las tasas oficiales y otros establecidos en el artículo 10 de la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos. Ello implica que el número de expediente y la efectiva presentación de la solicitud ocurrirá el día hábil siguiente a que se presente la solicitud. En caso de las presentaciones hechas en horario habitual, sea de 08:00 am a 3:00 pm de lunes a viernes, se tendrán por presentadas ante el Diario del Registro de Propiedad Intelectual el mismo día.
- Las prevenciones y aclaraciones también podrán remitirse las 24 horas del día 7 días de la semana, sin embargo se tendrán por contestadas el día hábil después de enviadas, salvo que se trate de un vencimiento de plazo. En este caso, y en apego a lo establecido por el Tribunal Registral Administrativo mediante el Voto 0073-2020, se contará con las 24 horas del día del vencimiento del plazo para cumplir con el requerimiento.
- , únicamente se habilita la presentación en línea de solicitudes nuevas y el cumplimiento de sus prevenciones. Posteriormente, se habilitará la plataforma para recibir otro tipo de gestiones tales como oposiciones, cancelaciones, renovaciones, cambios de domicilio, etc.
- En cualquier caso, se seguirá respetando el principio registral de primero en tiempo, primero en derecho y se observará el tracto sucesivo en la presentación.
- Además de los requisitos tecnológicos que requiere la plataforma, se requerirá contar con firma electrónica certificada, emitida por un ente emisor del Banco Central de Costa Rica.
- El formulario tradicional provisto por Registro de la Propiedad Industrial, así como cualquier otro que implementen los despachos, será reemplazado por un formulario digital, que solicitará información tal como el nombre de la empresa solicitante, nombre del representante, clase de la Clasificación de Niza, detalle de productos o servicios, dirección del establecimiento comercial, entre otros. Asimismo, se permitirá la carga de documentos tales como logo, poderes, certificaciones y similares, mismos que deberán cumplir con los requisitos usuales que preveé la ley. Se acreditará la autenticidad de dichos documentos con la firma digital del usuario de la plataforma, asumiéndose con ello que la solicitud, y documentos adicionales son auténticos y que los originales -en los casos que procedan- se encuentran en custodia del solicitante.
- En lo que respecta a notificaciones, se deberá consignar un correo electrónico.
- Cualquier procedimiento que implique el emplazamiento a terceros, se deberá seguir el trámite ordinario, por medio de expediente físico.
- El uso del sistema WIPO File, es facultativo, lo que implica que quien desee continuar con la presentación física de los documentos puede hacerlo.
