Cumplimiento del sif y veri*factu: requisitos, plazos y estrategias de adaptación

El contexto normativo aplicable a los sistemas de facturación en España ha experimentado una transformación profunda a raíz del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación (RRSIF) —aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (en adelante RRSIF). y su desarrollo técnico mediante la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.

Este nuevo marco, conocido popularmente como SIF/VeriFactu, impone obligaciones tanto a fabricantes de software de facturación como a empresarios y profesionales que los utilicen, con el objetivo de garantizar la integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros de facturación, así como reforzar la lucha contra el fraude fiscal.

En ECIJA hemos analizado en profundidad el contenido del RRSIF, la Orden HAC/1177/2024 y las implicaciones técnicas y jurídicas de su cumplimiento, tanto para desarrolladores como para empresas usuarias. Esta nota informativa recoge de manera clara y práctica los elementos clave que deben conocer para adaptarse adecuadamente y evitar riesgos de incumplimiento.

¿Qué es el SIF y qué es VeriFactu?

El Sistema Informático de Facturación (SIF) es el conjunto de herramientas, programas o dispositivos que permiten a un empresario o profesional registrar las operaciones de venta y emitir facturas o tickets. A partir de la entrada en vigor del RRSIF, todos los sistemas utilizados en España deben cumplir unos estándares comunes y verificables.

Dentro del SIF, la normativa ofrece dos modalidades:

• SIF estándar (sin envío automático a la AEAT): En esta modalidad, el sistema informático de facturación cumple con todos los requisitos del Reglamento: genera los registros de facturación de forma íntegra, trazable y firmada, incorpora su hash, registra los eventos obligatorios y produce los ficheros estandarizados. La diferencia esencial es que no envía automáticamente los registros a la Agencia Tributaria. El empresario simplemente utiliza el sistema como herramienta interna de facturación, sin existir ninguna obligación adicional de remitir las facturas a la AEAT, ya que la normativa del SIF no introduce nuevas obligaciones de suministro.
• Sistema VeriFactu: Es una modalidad voluntaria del SIF en la que el sistema remite automáticamente a la Agencia Tributaria cada registro de facturación en el momento en que se genera.

El uso de VeriFactu implica ventajas:

1. Refuerza la presunción de veracidad de los registros.
2. Reduce el riesgo de comprobaciones extensivas.
3. Permite automatizar obligaciones formales.

Obligaciones esenciales para los fabricantes de software

La normativa impone un conjunto extenso y detallado de requisitos técnicos a los desarrolladores de programas de facturación. Entre los principales destacan:

• Inalterabilidad de los registros: Cada factura debe incorporarse como un registro inalterable, encadenado criptográficamente mediante un “hash” que conecta cada factura con la anterior. Esto evita borrados o manipulaciones posteriores.
• Firma digital obligatoria: Cada registro de facturación debe estar firmado electrónicamente de acuerdo con los requisitos definidos en la Orden HAC/1177/2024.
• Generación del fichero de alta (XML): El software debe generar automáticamente un fichero estructurado con los datos mínimos establecidos, conforme al formato estándar publicado por la AEAT.
• Código QR en facturas y tickets: Todos los documentos entregados al cliente (facturas completas y simplificadas) deben incluir un código QR, salvo excepciones muy tasadas (p. ej. tickets entregados en casos de imposibilidad técnica o máquinas preexistentes no actualizables durante el periodo transitorio).El QR permite verificar el contenido de la factura y la integridad del registro.
• Prohibición de dobles contabilidades: El software debe garantizar que no permite registros paralelos, borrados o alteraciones sin trazabilidad.
• Auditoría y trazabilidad: El sistema debe incorporar un registro completo de eventos, incluyendo accesos, errores, intentos de modificación y operaciones internas.
• Entrega al usuario del “Documento de Cumplimiento”: El fabricante debe expedir un documento que acredite que el software cumple con los requisitos del RRSIF.

Obligaciones para las empresas y profesionales

Por su parte, los empresarios y profesionales que utilicen sistemas de facturación también tienen responsabilidades directas:

• Uso obligatorio de software conforme al RRSIF: Será obligatorio que todos los comercios y empresas utilicen SIF certificados. Esto afecta tanto a emisores de facturas completas como de facturas simplificadas (tickets).
• Conservación de los registros: Los ficheros de facturación deben conservarse durante el plazo legal establecido, salvo normativa sectorial que exija más tiempo.
• Disponibilidad inmediata: Ante un requerimiento de la AEAT, la empresa debe poder exportar y entregar los registros en el formato estándar.
• Información visible en facturas: En el caso de utilizar VeriFactu, deberá aparecer en la factura la indicación de envío automático a la AEAT.
• Control de equipos antiguos: Las cajas registradoras tradicionales deberán adaptarse o sustituirse

Plazos de implantación del SIF y del sistema VeriFactu

El calendario de implantación del Sistema Informático de Facturación (SIF), fijado por el Real Decreto 1007/2023 y su normativa técnica de desarrollo, establece tres hitos principales:

1. 29 de julio de 2025 – Fabricantes y comercializadores: A partir de esta fecha, todos los fabricantes y comercializadores de software de facturación deberán tener sus sistemas plenamente adaptados al RRSIF y a la Orden HAC/1177/2024. Los programas deberán cumplir con todos los requisitos funcionales, técnicos y de seguridad, pudiendo acreditarse mediante el correspondiente Documento de Cumplimiento
2. 1 de enero de 2026 – Empresarios y sociedades: Desde esta fecha, los empresarios y sociedades deberán utilizar obligatoriamente un Sistema Informático de Facturación conforme al RRSIF para la emisión de facturas y facturas simplificadas, con independencia de si optan o no por la modalidad VeriFactu.
3. 1 de julio de 2026 – Trabajadores autónomos: A partir del 1 de julio de 2026, la obligación de utilizar un SIF se extiende también a los trabajadores autónomos, quienes deberán emitir sus facturas y tickets exclusivamente mediante sistemas que cumplan con los requisitos del RRSIF.

En consecuencia, el año 2025 constituye el periodo clave de adaptación técnica, especialmente para fabricantes, y 2026 marca la entrada plena en vigor del nuevo modelo de facturación certificada para todo el tejido empresarial.

Cómo podemos ayudarle desde ECIJA

Nuestro equipo multidisciplinar, con experiencia en derecho tecnológico, fiscalidad, cumplimiento normativo y diseño de sistemas de confianza, puede acompañarle en todo el proceso de implantación o adecuación al SIF/VeriFactu:

Para fabricantes

• Auditoría técnica y jurídica del software.
• Revisión de la estructura de datos y mecanismos de firma.
• Asesoramiento para la implementación de QR, ficheros XML y hashes.
• Elaboración del Documento de Cumplimiento y soporte para su entrega a clientes.
• Revisión de contratos, EULA y términos de licencia.
• Preparación de manuales técnicos y políticas internas.

Para empresas usuarias

• Evaluación de su sistema actual de facturación y diagnóstico de cumplimiento.
• Análisis de riesgos y plan de adaptación.
• Soporte en la selección de software adecuado.
• Formación al personal interno.
• Preparación para auditorías y requerimientos de la AEAT.

En ECIJA ponemos a disposición nuestro conocimiento jurídico-técnico y experiencia con los requisitos del RRSIF para acompañar a empresas y desarrolladores en el proceso de adaptación de manera segura, eficiente y alineada con la normativa.

Para cualquier consulta adicional o para iniciar un proceso de diagnóstico, quedamos a su disposición.

Nota informativa elaborada por el área de Protección de Datos de ECIJA Madrid.