A conformidade sócio-laboral como garantia de diligência devida perante a autoridade laboral

Claves Prácticas Sistemas de gestión de compliance sociolaboral UNE 19604, editado com Lefebvre é um guia prático que oferece aos operadores jurídicos, profissionais da área laboral, relações laborais e compliance uma ferramenta para a análise e gestão dos riscos por incumprimento das obrigações laborais. Com esta obra, Raúl Rojas oferece-lhe uma visão de 360º com todos os requisitos para implementar sistemas eficazes de gestão do cumprimento das obrigações laborais.

Pode um sistema de gestão do cumprimento das obrigações laborais reduzir as sanções ou litígios com os trabalhadores? Como deve ser concebido para ser eficaz?

Sim, pode. Um sistema de gestão em conformidade com a norma UNE 19604 actua como um mecanismo de prevenção e controlo que permite identificar os riscos antes que estes se materializem. Isto reduz as sanções administrativas (LISOS) e os litígios judiciais ou riscos de condenação por sentença, porque a empresa demonstra a devida diligência e a ausência de intenção no incumprimento como critério corretivo de possíveis sanções administrativas.

Para que o sistema de gestão seja eficaz, deve ser concebido sob uma abordagem essencialmente baseada no risco, com uma matriz de riscos sócio-ocupacionais, controlos preventivos, detectivos e reactivos, e um ciclo de melhoria contínua (PDCA). Não basta ter políticas; estas devem ser integradas nos processos operacionais da organização, o pessoal deve ser formado e a rastreabilidade deve ser assegurada através de provas documentadas.

É possível criar uma cultura de conformidade e impor processos e políticas internas? Porquê?

Sim, e é essencial para qualquer organização. A cultura de conformidade não se consegue com documentos, mas sim com uma liderança visível ("tone from the top"), uma comunicação clara e uma formação contínua. Quando a direção comunica que a conformidade é um valor da empresa, este é interiorizado a todos os níveis, o que gera uma cultura de conformidade.

A ordenação de processos e políticas permite passar de acções reactivas para uma estratégia preventiva. Isto gera segurança jurídica nas decisões da organização a nível laboral, melhora o ambiente de trabalho e reforça a reputação da empresa, tanto a nível interno como externo. Além disso, a norma UNE 19604 exige a integração do sistema na estratégia e nos processos chave, o que converte o cumprimento numa vantagem competitiva face a terceiros concorrentes.

Quais são os critérios a ter em conta no planeamento da conformidade social e laboral e como deve ser corretamente definido o seu funcionamento?

O planeamento deve começar com a análise do contexto interno e externo da organização, a identificação das obrigações regulamentares e a avaliação do risco com as variáveis de probabilidade e impacto. A partir daí, são definidos os objectivos, que devem estar alinhados com a política de compliance social e laboral.

As operações são articuladas através de políticas, procedimentos, controlos e canais de informação internos, todos eles documentados e sujeitos a revisão periódica. É fundamental a incorporação de processos de due diligence, entre outros, nos processos de seleção e contratação, remuneração, modificações substanciais ou rescisão de contratos, de forma a prevenir riscos críticos nestas áreas.

Qual é o objetivo da avaliação de desempenho e como é que as empresas devem garantir que a fazem corretamente?

O objetivo é medir a eficácia do sistema e assegurar a sua melhoria contínua. Não se trata apenas de auditar processos, mas também de verificar se os controlos implementados reduzem os riscos e cumprem os objectivos previamente definidos.

Para o fazer bem, a empresa deve definir indicadores (KPIs e KRIs), realizar auditorias internas e revisões de gestão, e documentá-lo com evidências de cumprimento. A UNE 19604 exige rastreabilidade e relatórios regulares, o que permite demonstrar a devida diligência em caso de inspecções ou litígios.

No final de 2025, o Ministério do Trabalho e da Economia Social aprovou o Plano Estratégico para a Inspeção do Trabalho e da Segurança Social (PEITSS) 2025-2027, que inclui um reforço do pessoal de inspectores e subinspectores e mais investimento em tecnologia.

Quais são as principais consequências deste novo plano para as empresas do ponto de vista social e laboral e no que respeita à prevenção da fraude?

O reforço da Inspeção e a digitalização implicam controlos mais automatizados, cruzamento maciço de dados e campanhas sectoriais. As empresas devem antecipar-se: implementar sistemas de informação internos, monitorizar os riscos e garantir a rastreabilidade documental para provar a conformidade perante qualquer autoridade laboral.

A fraude laboral (falso trabalho independente, irregularidades nos horários de trabalho, fraude nos contratos temporários ou discriminação) pode agora ser detectada de forma mais rápida e eficaz. A resposta, sem dúvida, deve ser preventiva: um sistema sólido de gestão da conformidade social e laboral, protocolos claros e formação dos gestores para evitar comportamentos de risco que possam levar à materialização da contingência (sanção, ação judicial ou perda de reputação).

Qual deve ser a resposta das empresas a um aumento da atividade inspectiva e a uma maior utilização da tecnologia no que diz respeito à conformidade laboral?

Na minha opinião, penso que as empresas devem fazer do cumprimento das normas laborais, tanto internas como externas, e da prevenção do incumprimento, uma linha de ação estratégica. Não basta reagir às sanções, é necessário ser proactivo. Isto implica dispor de um sistema certificado UNE 19604 ou que esteja alinhado com os seus requisitos, permitindo acreditar a devida diligência e reduzir a exposição ao risco.

Além disso, a tecnologia deve ser uma aliada: ferramentas de controlo de presença, gestão documental, canais internos e alertas precoces serão essenciais para cumprir e demonstrar o cumprimento da legislação laboral.

O Ministério do Trabalho e da Economia Social alertou para o aumento do número de reclamações e comunicações na caixa de correio das ITSS registadas nos últimos anos (43% entre 2021 e 2024). Qual é o seu conselho para as empresas face ao aumento da atividade inspectiva na área laboral?

O meu conselho é que se antecipe. As empresas devem implementar sistemas internos robustos para gerir os riscos antes de estes chegarem à inspeção. Isto significa ter um canal de informação interno eficaz e confidencial, de acordo com a Lei 2/2023 e a UNE-ISO 37002, que permita a deteção precoce e a resolução de incidentes.

Além disso, é essencial reforçar a rastreabilidade dos documentos para que possam ser fornecidos em caso de inspeção. Um sistema de conformidade social e laboral alinhado com a UNE 19604 não só reduz as sanções e os litígios, como também permite a acreditação da devida diligência perante a autoridade laboral.

Como é que as empresas podem atingir padrões de excelência em ética empresarial, responsabilidade social empresarial e diligência social e laboral?

Integrando a conformidade social e laboral na estratégia ESG e nos ODS (especialmente os ODS 5, 8 e 10). Não se trata apenas de cumprir a lei, mas também de assumir compromissos voluntários: códigos de ética, políticas de igualdade, figuras voluntárias como "agentes de igualdade" ou processos de diligência devida não só na própria organização, mas em toda a cadeia de valor.

A certificação UNE 19604 é um selo de excelência que atesta a terceiros (clientes, investidores, autoridades) que a empresa actua de forma ética, transparente e com responsabilidade social, um caminho que já foi seguido com sucesso por empresas como a Santalucia, que a ECIJA ajudou a certificar, ou mais recentemente a Caja Rural Central.

No seu livro, aborda também a UNE 19604 e os sistemas de gestão baseados nesta norma. Pode dizer-nos qual é a diferença essencial entre um sistema de gestão operacional e a norma UNE 19604 e o que esta traz às organizações?

A UNE 19604 estabelece um sistema de gestão auditável e certificável, especificamente concebido para o âmbito social e laboral. Ao contrário de outras normas gerais, incorpora uma abordagem preventiva que permite identificar, avaliar e mitigar os riscos laborais e sociais de forma estruturada, com rastreabilidade e evidência documentada.

O seu principal contributo é duplo:

• Segurança jurídica e redução de sanções: a certificação credencia a devida diligência face a inspecções e litígios, podendo mesmo ser objeto de sanções graduais, nos termos do art. 39.2 DA LISOS.
• Valor estratégico: integra a conformidade na governação empresarial, liga-se aos critérios ESG e aos ODS, e reforça a reputação e a competitividade da organização. Como digo, não se trata apenas de cumprir a lei, mas de demonstrar a devida diligência no domínio social e laboral, a boa governação e a responsabilidade social das empresas na conformidade laboral para alcançar uma verdadeira cultura de conformidade social e laboral a todos os níveis da organização.

Por último, gostaríamos de abordar o processo de normalização UNE-ISO 53800 e a forma de promover e implementar a igualdade de género no âmbito da conformidade social e laboral. Que diretrizes devem seguir as organizações para alcançar esta cultura e o empoderamento das mulheres?

A norma UNE-ISO 53800 propõe uma abordagem estratégica e transversal, baseada nos direitos humanos e na responsabilidade social a partir da perspetiva da igualdade de género e do empoderamento das mulheres. As principais diretrizes desta norma internacional são várias:

• Integrar a igualdade na estratégia empresarial e na cultura organizacional, alinhada com os ODS (especialmente o ODS 5) e os princípios ESG.
• Diagnóstico prévio: analisar as disparidades salariais, a representação em cargos de direção, o equilíbrio entre a vida profissional e familiar e os riscos de assédio, entre outros riscos.
• Governação ativa: envolvimento do órgão de administração e da direção, designação dos responsáveis (pontos focais, comités de diversidade) e participação da representação legal dos trabalhadores no processo.
• Plano de ação com objectivos mensuráveis, indicadores (KPIs), publicação de resultados e revisão periódica.
• Integração na cadeia de valor através de cláusulas contratuais e processos de diligência devida.

Que abordagem deve ser adoptada no sistema de gestão da conformidade social e laboral para promover e implementar a igualdade de género?

O sistema de gestão da conformidade social e laboral deve conceber a igualdade como um valor estratégico integrado em toda a organização e não como uma mera obrigação legal.

Para tal, é necessário incorporar a perspetiva de género de forma transversal em todas as fases do sistema: desde o planeamento e definição de políticas até à operação e melhoria contínua. Isto implica alinhar o modelo com os princípios da UNE-ISO 53800, estabelecer protocolos eficazes contra o assédio, acções positivas e formação específica para eliminar preconceitos inconscientes.

Além disso, o sistema deve ter indicadores e evidências documentadas para medir o progresso e garantir a rastreabilidade, vinculando esses objetivos aos critérios ESG e à Agenda 2030.

Em suma, a abordagem deve ser orientada para a criação de uma cultura inclusiva e sustentável que reforce a coesão interna e a reputação interna e externa da organização.

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