Cumprimento e verificação do Sif: requisitos, prazos e estratégias de adaptação

O contexto normativo aplicável aos sistemas de faturação em Espanha sofreu uma profunda transformação como consequência do Regulamento que estabelece os requisitos a adotar pelos sistemas e programas informáticos de apoio aos processos de faturação (RRSIF) - aprovado pelo Real Decreto 1007/2023, de 5 de dezembro, pelo qual se aprova o Regulamento que estabelece os requisitos a adotar pelos sistemas e programas informáticos ou electrónicos de apoio aos processos de faturação dos empresários e profissionais, e a normalização dos formatos de registo de faturação (doravante RRSIF). e o seu desenvolvimento técnico através da Portaria HAC/1177/2024, de 17 de outubro.

Este novo quadro, popularmente conhecido como SIF/VeriFactu, impõe obrigações tanto aos fabricantes de software de faturação como aos empresários e profissionais que os utilizam, com o objetivo de garantir a integridade, rastreabilidade e inviolabilidade dos registos de faturação, bem como reforçar a luta contra a fraude fiscal.

Na ECIJA analisámos em profundidade o conteúdo do RRSIF, o Despacho HAC/1177/2024 e as implicações técnicas e jurídicas do seu cumprimento, tanto para os promotores como para as empresas utilizadoras. Esta nota informativa apresenta de forma clara e prática os elementos-chave que deve conhecer para se adaptar corretamente e evitar riscos de incumprimento.

O que é o SIF e o que é o VeriFactu?

O Sistema Informático de Faturação (SIF) é o conjunto de ferramentas, programas ou dispositivos que permitem a um empresário ou profissional registar as operações de venda e emitir facturas ou talões. Desde a entrada em vigor do RRSIF, todos os sistemas utilizados em Espanha devem obedecer a normas comuns e verificáveis.

No âmbito do SIF, a regulamentação oferece duas modalidades:

• SIF normal (sem envio automático para a AEAT): Nesta modalidade, o sistema informático de faturação cumpre todos os requisitos do Regulamento: gera os registos de faturação de forma completa, rastreável e assinada, incorpora o seu hash, regista os eventos obrigatórios e produz os ficheiros normalizados. A diferença essencial é que não envia automaticamente os registos para a Agência Fiscal. O empresário limita-se a utilizar o sistema como uma ferramenta de faturação interna, sem obrigação adicional de enviar facturas à AEAT, uma vez que a regulamentação do SIF não introduz novas obrigações de fornecimento.
• Sistema VeriFactu: Trata-se de uma modalidade voluntária do SIF em que o sistema envia automaticamente cada registo de fatura à Agência Tributária assim que é gerado.

Existem vantagens na utilização do VeriFactu:

1. Reforça a presunção de veracidade dos registos.
2. Reduz o risco de controlos exaustivos.
3. Permite automatizar as obrigações formais.

Obrigações essenciais para os fabricantes de software

A regulamentação impõe um conjunto extenso e detalhado de requisitos técnicos aos criadores de software de faturação. Os principais são

• Inalterabilidade dos registos: cada fatura deve ser incorporada como um registo inalterável, encadeado criptograficamente por meio de um "hash" que liga cada fatura à anterior. Isto impede a sua posterior eliminação ou manipulação.
• Assinatura digital obrigatória: Cada registo de fatura deve ser assinado eletronicamente de acordo com os requisitos definidos na Ordem HAC/1177/2024.
• Geração do ficheiro de registo (XML): O software deve gerar automaticamente um ficheiro estruturado com os dados mínimos estabelecidos, de acordo com o formato padrão publicado pela AEAT.
• Código QR nas facturas e bilhetes: Todos os documentos entregues ao cliente (facturas completas e simplificadas) devem incluir um código QR, salvo excepções muito específicas (por exemplo, bilhetes entregues em casos de impossibilidade técnica ou máquinas pré-existentes que não possam ser actualizadas durante o período transitório). O QR permite verificar o conteúdo da fatura e a integridade do registo.
• Proibição de dupla contagem: O software deve garantir que não permite entradas, supressões ou alterações paralelas sem rastreabilidade.
• Auditoria e rastreabilidade: O sistema deve incorporar um registo completo dos acontecimentos, incluindo os acessos, os erros, as tentativas de modificação e as operações internas.
• Entrega do "Documento de Conformidade" ao utilizador: O fabricante deve emitir um documento que certifique que o software cumpre os requisitos do RRSIF.

Obrigações das empresas e dos profissionais 

Por seu lado, as empresas e os profissionais que utilizam sistemas de faturação também têm responsabilidades diretas:

• Obrigatoriedadede utilização de software conforme ao RRSIF: Será obrigatório para todos os profissionais e empresas a utilização de SIFs certificados. Isto afecta tanto os emissores de facturas completas como de facturas simplificadas (tickets).
• Conservação dos registos: Os ficheiros de faturação devem ser conservados durante o período legalmente estabelecido, salvo se a regulamentação setorial exigir um prazo mais longo.
• Disponibilidade imediata: Em caso de exigência da AEAT, a empresa deve estar em condições de exportar e entregar os registos no formato normalizado.
• Informação visível nas facturas: No caso de utilização do VeriFactu, a indicação de envio automático para a AEAT deve constar na fatura.
• Controlo de equipamentos antigos: As caixas registadoras tradicionais devem ser adaptadas ou substituídas.

Calendário de implementação do SIF e do sistema VeriFactu

O calendário de implementação do Sistema Informatizado de Faturação (SIF), estabelecido pelo Real Decreto 1007/2023 e pelo seu regulamento técnico de aplicação, estabelece três marcos principais:

1. 29 de julho de 2025 - Fabricantes e comercializadores: a partir desta data, todos os fabricantes e comercializadores de software de faturação devem ter os seus sistemas totalmente adaptados ao RRSIF e à Ordem HAC/1177/2024. Os programas devem cumprir todos os requisitos funcionais, técnicos e de segurança, que podem ser acreditados através do respetivo Documento de Conformidade.
2. 1 de janeiro de 2026 - Empresários e sociedades: A partir desta data, os empresários e as empresas devem utilizar obrigatoriamente um Sistema Informático de Faturação de acordo com o RRSIF para a emissão de facturas e facturas simplificadas, independentemente de optarem ou não pela modalidade VeriFactu.
3. 1 de julho de 2026 - Trabalhadores independentes: A partir de 1 de julho de 2026, a obrigatoriedade de utilização de um SIF estende-se também aos trabalhadores independentes, que devem emitir as suas facturas e talões exclusivamente através de sistemas que cumpram os requisitos do RRSIF.

Consequentemente, 2025 é o período chave para a adaptação técnica, especialmente para os fabricantes, e 2026 marca a entrada em vigor plena do novo modelo de faturação certificado para todo o tecido empresarial.

Como a ECIJA o pode ajudar

A nossa equipa multidisciplinar, com experiência em direito tecnológico, fiscalidade, conformidade regulamentar e conceção de sistemas fiáveis, pode acompanhá-lo durante todo o processo de implementação ou adaptação ao SIF/VeriFactu:

Para os fabricantes

• Auditoria técnica e jurídica do software.
• Revisão da estrutura de dados e dos mecanismos de assinatura.
• Aconselhamento sobre a implementação de QR, ficheiros XML e hashes.
• Elaboração do Documento de Conformidade e apoio à sua entrega aos clientes.
• Revisão de contratos, EULA e termos de licença.
• Elaboração de manuais técnicos e políticas internas.

Para empresas utilizadoras

• Avaliação do seu sistema de faturação atual e diagnóstico de conformidade.
• Análise de risco e plano de adaptação.
• Apoio na seleção do software adequado.
• Formação do seu pessoal interno.
• Preparação para auditorias e requisitos AEAT.

Na ECIJA oferecemos os nossos conhecimentos técnico-jurídicos e a nossa experiência com os requisitos do RRSIF para acompanhar as empresas e os promotores no processo de adaptação de uma forma segura, eficiente e alinhada com a regulamentação.

Para qualquer dúvida adicional ou para iniciar um processo de diagnóstico, estamos à sua disposição.

Nota informativa elaborada pela área de Proteção de Dados da ECIJA Madrid.